CIPS: о чем и для кого?

 

"CIPS академичен и не применим на практике. Статусно - да, но с точки зрения дальнейшего использования знаний - очень спорно",- есть такая точка зрения, поэтому в одной статье мы объединили лучшие модели и инструменты, рекомендованные CIPS. 

Формирование ценности функции закупок внутри организации.

1. Определение ступеней закупочного процесса, от выявления потребностей через подбор поставщика до управления контрактом и сотрудничеством, с точки зрения ценности для организации (procurement cycle).

2. 5 + ключевых индикаторов функции закупок: время, место, качество, количество, цена (5 rights).

3. Управление общей стоимостью владения в контексте бюджетирования (TCO).

4. Категоризация затрат компании для эффективного управления цепочкой поставок: матрица Кралича (Kraljic matrix).

В 1983 году Питер Кралич (Peter Kraljic) опубликовал в Harvard Business Review известную статью о необходимости изменении статуса закупок в организации: “Purchasing must become supply management”. Он подробно изложил предпосылки и результаты наметившихся изменений, которые влекут за собой неизбежный сдвиг функции закупок от тактического и операционного в сторону стратегического управления и планирования. CIPS освещает вопрос формирования ценности закупок внутри организации и дает определение разным степеням зрелости закупочного процесса. Также квалификации содержат различные классификации и категоризации закупок: товар, материал, продукт или услуга, сервис; прямые или косвенные; операционные или стратегические; новые или повторяющиеся. Понимание категории закупок определяет эффективность управления затратами от их выявления и описания через подбор источника поставок к эффективному взаимодействию на условиях, зафиксированных в контракте, соглашении, спецификации, с учетом минимизации рисков. Тематика сегментации затрат открывает обширный пласт закупочных компетенций, также представленных в квалификациях CIPS: контрактное управление, управление рисками, переговорный процесс.

Повышение эффективности функции закупок путем управления отношениями внутри организации и за ее пределами.

1.Классификация и категоризация внутренних клиентов и заинтересованных сторон (stakeholders mapping).

Управление отношениями с внутренними клиентами и заинтересованными сторонами: вовлечение, сотрудничество, минимизация рисков и конфликтов.

2. Диверсификация рисков в отношениях с контрагентами.

Цифровизация экономики сформировала новые приоритеты в организации материальных и нематериальных потоков компаний: управление коммуникацией, информацией, взаимоотношениями сегодня рассматриваются в качестве приоритетных функций закупок. Отвечая на эти вызовы, CIPS подробно рассматривает роли, ожидания, особенности влияния внутренних клиентов и внешних контрагентов организации на управление цепочкой поставок. В квалификациях CIPS приводится определение и классификации заинтересованных сторон, представленных внутри организации и за ее пределами, а также особенности их влияния на закупки. Используя проверенные инструменты, stakeholder mapping и mendelow matrix, в квалификациях определены методики управления отношениями с заинтересованными сторонами, степень их вовлеченности в процесс закупок, стратегии по минимизации рисков и конфликтов, модели выстраивания эффективного сотрудничества. Моделирование и анализ реальных бизнес-ситуаций позволят применить полученные знания на практике.

Анализ влияния факторов рынка и внешней среды на цепочку поставок.

1. STEEPLED факторы - социальные, технологические, окружающей среды, экономические, политические, юридические, этические и демографические;

2. Porter's 5 факторы - конкурентное соперничество на рынке, преимущество покупателя или поставщика, угроза появления новых продуктов или игроков на рынке, возможность вывода на рынок аналогичных заменяющих продуктов и решений.

Значительное внимание в квалификациях CIPS уделено влиянию внешних факторов на организацию и особенностям исполнения функции закупок в определенных условиях. Эта тема приобретает актуальность с точки зрения управления отношениями с поставщиками по ряду причин, которые мы детально рассмотрим в разделе.

Прежде всего, в условиях жесткой конкурентной борьбы за клиента и потребителя, происходит столкновение ни отдельных компаний, а целых цепочек поставок и победителем оказывается тот, чьи процессы выстроены наиболее эффективно. Ведь процесс организации и исполнения функции закупок на каждом отдельном этапе, в итоге формируют качество, стоимость, доступность товаров и услуг.

Во-вторых, одной из ключевых целей и желаемых результатов функции закупок является поддержание конкурентного преимущества компании, что может выражаться в формировании ценности продукта или услуги для клиентов и потребителей, удовлетворение их спроса, адекватном ответе ожиданиям. Все это достигается за счет более эффективного, по сравнению с другими игроками рынка, управления отношениями и цепочками поставок с учетом объективной оценки внешних факторов.

Наличие конкурентной среды поставщиков позитивно сказывается на качестве поставок и исполнении контракта в целом, при условии эффективного использования закупками данных обстоятельств как в начале сотрудничества, так и в ходе исполнения контрактных обязательств.

CIPS подробно рассматривает инструменты анализа факторов внешней, по отношению к закупочной организации, среды с использованием STEPLEED и Porter’s 5 подходов.

Ключевые аспекты деятельности закупок при передаче работ и сервисов, ранее производимых внутри компании, стороннему исполнителю - аутсорсинг.

1. Make or buy решение: передавать ли бизнес-процесс стороннему исполнителю.

2. Роль закупок при использовании компанией такого инструмента как аутсорсинг.

3. Разработка закупочной стратегии для аутсорсинга работ и сервисов.

Одним из важнейших аспектов современной закупочной деятельности является подбор контрагента для передачи на аутсорсинг функций, ранее выполняемых внутри организации. На стратегическом уровне это, прежде всего, связано с принятием непосредственно решения о передаче функций или о дальнейшем их исполнении внутри организации: есть ли необходимость в передаче и какой эффект за счет этого будет достигнут; какие задачи, функции, компетенции могут быть переданы стороннему исполнителю, а какие необходимо сохранить внутри организации для укрепления собственного конкурентного преимущества; какие риски несет подобное решение и, соответственно, каковы пути их оценки и минимизации.

На тактическом и операционном уровнях аутсорсинг поднимает целый ряд вопросов, ответы на которые CIPS формулирует в своих квалификациях, а именно: планирование и экономическое обоснование конкретного аутсорсингового процесса; управление отношениями; контроль качества; пути выхода из сотрудничества; систематическое управление рисками; защита прав сотрудников.

Стратегии управления рисками цепочки поставок.

1. Оценка рисков цепочки поставок: матрица и реестр рисков (risk matrix, risk register).

2. Определение стратегии управления рисками на основании полученной оценки (4 Ts).

Несмотря на то, что тематика управления рисками приобрела актуальность сравнительно недавно, современные исследования показывают, что нарушения в цепочке поставок названы одними из наиболее вероятных и серьезных угроз для организации. В широком смысле риском можно назвать остановку операционной деятельности организации, ее возможные финансовые и репутационные потери, в контексте закупочной деятельности к рискам можно отнести потери в качестве источника поставок и различные виды коррупции. CIPS классифицирует риски и определяет их влияние на цепочку поставок, также в квалификациях рассматриваются возможные стратегии минимизации данных рисков, проверенные методики оценки и управления рисками, такие как матрица и реестр рисков, стратегия «четырех Т».        

Закупочная деятельность компании как организационная структура.

1. Классические и современные подходы (SLAN, SCAN) к построению процессов закупочной деятельности внутри компании.

2. Межфункциональное взаимодействие и проектная работа (Gantt charts).

Организационная структура функции закупок во многом определяет уровень достижения ожидаемых показателей качества и эффективности компании в целом. Существует два классических подхода к построению организационной структуры закупок, а именно, централизованные и децентрализованные. Однако на сегодняшний день практика показывает, что большую эффективности демонстрируют альтернативные смешанные структуры, такие как SLAN, SCAN. CIPS  знакомит профессионалов в области закупок с особенностями каждой структуры и ее практическим применении в условиях реальной экономики.

Закупки, располагаясь на границе пересечения внутренних и внешних материальных и нематериальных потоков, находится в тесном взаимодействии с внутренними клиентами, внешними контрагентами, заинтересованными сторонами. Часто для решения новой и ограниченной по времени задачи применяется проектный подход, что подразумевает формирование рабочих межфункциональных групп, в которые могут быть включены и закупки. CIPS предлагает различные инструменты проектной работы, такие как Gantt chat, диаграмма Гантта, и изучает особенности работы закупок в условиях межфункционального взаимодействия.

Управление контрактам и взаимодействием с поставщиками в цепочке поставок.

1. Спектр и цикл взаимодействия покупателя и поставщика (Relationship spectrum, lifecycle).

2. Универсальная методика комплексной оценки качества исполнения контракта на поставку товаров и услуг: 10 показателей Рея Картера (Carter's 10).

3. Формализация контрактных требований: ключевые индикаторы производительности, сбалансированная система показателей, сервисные соглашения (KPI, Scorecard, SLA).

4. Мониторинг и анализ выполнения работ, услуг по заключенным контрактам

Согласно исследованиям IACCM, международного центра компетенций в области контрактного управления, по причине неэффективного контрактного управления организация может нести потери в размере 10% от своего годового оборота. С целью минимизации рисков возникновения подобной практики, в последнее время тематика оценки исполнения контрактных обязательств приобрела особую актуальность как в бизнес, так и академических сообществах. Таким образом стало очевидно, что наиболее эффективный язык взаимодействия с поставщиком представляет собой совокупность выверенных условий сотрудничества, выраженных в соглашении или договоре на поставку товаров или оказание услуг. Неотъемлемым дополнением к заключенному договору является спецификация, фиксирующая свойства товара, или характеристики конечного продукта, в составе которого, используется поставляемый материал или товар (conformance / performance specification). С целью описания ожиданий Клиента по уровню сервиса, дополнением к контракту будет служить Сервисное соглашение. В ходе сотрудничества важно контролировать в динамике согласованные сотрудничающими сторонами показатели качества взаимодействия и исполнения контрактных обязательств (KPIs), которые выражены качественными и количественными индикаторами и являются неотъемлемой частью соглашения на поставку или оказание услуг. CIPS рассматривает спектр и циклы взаимодействия клиента и поставщика Relationship spectrum, lifecycle, универсальные методики комплексной оценки исполнения контрактных обязательств, в частности 10 показателей Рея Картера (Carter’s 10), определим основные инструменты для выражения контрактных требований (KPI, Scorecard, SLA).

Устойчивое развитие составляющих цепочки поставок, гибкий и бережливый подходы (sustainability, agile, lean).

Тема бережливого, гибкого, устойчивого и ответственного развития быстро набирает актуальность: lean, agile, sustainable development. Это во многом связано с пониманием прямой зависимости успешности организации от качества исполнения внутренних процессов и представления информации всем заинтересованным сторонам. Все больший интерес широкая общественность выражает к корпоративным стандартам организаций и особенностям их соблюдения, что оказывает непосредственное влияние на капитализацию компании в целом. В квалификациях CIPS детально рассмотрены обсуждаемые понятия и на реальных примерах изложены сферы их применения.